Sécurisation de votre base de données Access 2003 en tant que fichier MDE - dummies

Si vous créez une base de données Access 2003 pour d'autres personnes, en particulier des personnes qui n'ont pas la moindre idée de l'accès, pour verrouiller votre base de données pour empêcher les autres utilisateurs d'apporter des modifications susceptibles de la casser. Vous pouvez ajouter une sécurité sous la forme de noms d'utilisateur et de mots de passe, mais une option plus simple consiste à transformer votre base de données d'un fichier MDB en un fichier MDE.

Un fichier MDE est identique à un fichier de base de données Access MDB normal, avec les modifications suivantes:

• Toutes les procédures VBA sont compilées - converties à partir d'un code lisible par l'homme (plus ou moins lisible, de toute façon) dans un format que seul l'ordinateur comprend. Cette modification empêche un utilisateur de base de données de lire ou de modifier votre code VBA.
• Personne ne peut créer des formulaires ou des rapports ou modifier les existants (vous ne pouvez même pas les ouvrir en mode Création). Vous ne pouvez pas en importer non plus.

Assurez-vous de conserver une copie de votre fichier MDB original! Si vous devez modifier le code, les formulaires ou les rapports VBA (ou en créer de nouveaux), vous devez utiliser le fichier MDB et non le fichier MDE. Les fichiers MDE sont généralement utilisés pour la base de données frontale lorsque vous divisez une application en deux bases de données (front end et back end).

Création d'un fichier MDE

L'enregistrement de votre fichier MDB en tant que fichier MDE est facile. Suivez ces étapes:

1. Assurez-vous que votre base de données est au format de fichier Access 2002/2003 en ouvrant la base de données.

Jetez un coup d'œil à la barre de titre de la fenêtre Base de données. (Appuyez sur F11 si ce n'est pas visible.) Si la barre de titre indique "(Format de fichier Access 2000)", vous devez le convertir au format de fichier le plus récent.

2. Choisissez Outils -> Utilitaires de base de données -> Créer un fichier MDE.

Access ferme la base de données pour effectuer la conversion. Ensuite, vous voyez la boîte de dialogue Enregistrer MDE sous.

3. Spécifiez le dossier et le nom du fichier et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Access crée le nouveau fichier MDE tout en conservant le fichier MDB d'origine. Ensuite, le nouveau fichier MDE s'ouvre.

Si Access rencontre un problème lors de la création du fichier MDE, un message s'affiche avec un bouton Afficher l'aide. Cliquez sur le bouton pour découvrir ce qui ne va pas.

Faire des mises à jour plus tard

Tôt ou tard, vous allez vouloir faire un nouveau rapport ou corriger une faute de frappe ennuyeuse dans un formulaire. Vous devez revenir à votre fichier MDB pour effectuer ces types de modifications, car vous ne pouvez pas apporter de modifications dans un fichier MDE.

Si le fichier MDE est un fichier frontal, sans données stockées, vous pouvez apporter vos modifications au fichier MDB d'origine et le réenregistrer sous la forme d'un fichier MDE. Étant donné que toutes vos données résident dans la base de données principale, vous êtes tous définis.

Cependant, si votre fichier MDE contient des tables contenant des informations importantes, vous ne pouvez pas simplement les abandonner. Si vous utilisez le fichier MDE pour effectuer la saisie et la modification de données, ce fichier contient vos tables à jour. Le fichier MDB d'origine comporte des formulaires, des rapports et du code VBA modifiables, mais la dernière version des données n'est pas stockée dans vos tables. Pas de problème.

Procédez comme suit pour mettre à jour votre fichier MDE:

1. Renommez votre fichier MDE en tant que fichier de sauvegarde.

Par exemple, ajoutez la date du jour à la fin du nom de fichier (juste avant la partie.mde). Vous êtes sur le point de créer un nouveau fichier MDE, mais vous ne voulez pas perdre les données dans ce fichier.

2. Ouvrez le fichier MDB d'origine et apportez les modifications nécessaires pour contenir les formulaires, les rapports et le code VBA souhaités.

Si vous prévoyez d'apporter des modifications radicales, commencez par effectuer une copie de sauvegarde de la MDB.

3. Choisissez Outils -> Utilitaires de base de données -> Créer un fichier MDE et enregistrez-le en tant que fichier MDE avec le nom que votre fichier MDE avait à l'origine.

Vous disposez maintenant d'un fichier MDE mis à jour avec de nouveaux formulaires, rapports et procédures VBA améliorés, mais avec d'anciennes données. Vous disposez également d'un fichier MDB mis à jour avec vos nouveaux formulaires, rapports et code VBA améliorés (mais avec des tableaux obsolètes).

4. Supprimez toutes les tables de ce nouveau fichier MDE.

Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur le bouton Tables de la liste Objets, cliquez sur chaque table de la liste qui apparaît dans le volet de droite, puis appuyez sur la touche Suppr de chaque table. Vous devez confirmer chaque suppression en cliquant sur le bouton Oui. Supprimer des tables semble dangereux, mais n'oubliez pas que vous avez toutes ces tables stockées en toute sécurité dans votre ancien fichier MDE.

5. Importez les tables de l'ancien fichier MDE vers le nouveau.

Choisissez Fichier -> Données externes -> Importer et choisissez le nom que vous avez donné à votre ancien fichier MDE à l'étape 1.

La boîte de dialogue Importer des objets s'affiche avec les onglets Tables, Requêtes, Formulaires, Rapports et d'autres objets.

6. Cliquez sur le bouton Sélectionner tout avec l'onglet Tables sélectionné, puis cliquez sur OK.

Access importe vos tables du fichier MDE d'origine dans les nouveaux fichiers MDE, en remplaçant les anciennes données dans les tables.

7. Importez toutes les requêtes ou macros dans l'ancienne base de données MDE que vous avez créée ou modifiée.

Répétez les étapes 5 et 6, mais utilisez les onglets Requêtes et macros de la boîte de dialogue Importer des objets pour importer tout ce qui a changé.

Si vous devez le faire souvent, pensez à diviser votre table en une partie avant et une partie arrière. Avec une base de données fractionnée, vous n'avez pas à réimporter vos tables mises à jour: vous pouvez simplement les laisser dans la base de données principale inchangée.