Amélioration de vos messages avec Lotus Notes 6 - Témoins

Avant d'envoyer un message électronique dans Lotus Notes 6, vous pouvez définir les options de livraison, les options de sécurité et les timbres d'humeur. Utilisez ces notes Notes pour que votre destinataire sache à quel point votre message est chaud ou quelle est votre humeur; ou pour demander une confirmation de livraison, définir un délai de livraison, etc.

Une fois que vous avez terminé de composer le corps de votre message, cliquez sur le bouton Options de remise dans la barre d'action, qui mène inévitablement à la boîte de dialogue Options de remise, comme illustré dans la Figure 1. Dans cette boîte de dialogue choix pour la livraison et la sécurité et amusant.

(Vous remarquerez peut-être dans vos voyages et dans la boîte de dialogue qu'il y a un onglet Avancé - la bonne nouvelle est que vous n'aurez probablement pas à le faire.)

Figure 1: Définissez les options de livraison ici.

Définition d'un message Niveau d'importance

Dans la section Options de diffusion, vous pouvez marquer le niveau d'importance de votre message: Faible, Normal ou Élevé. Vous pouvez définir Notes pour marquer les messages que vous marquez comme Importance élevée; ces messages apparaissent avec une icône d'enveloppe rouge dans la boîte de réception de votre destinataire. Utilisez cette fonction pour alerter votre destinataire d'un message particulièrement important, urgent ou autrement urgent.

Ajout d'un Mood Stamp à un message

L'utilisation de la liste Mood Stamp est un moyen d'entrer en contact avec votre enfant intérieur (électronique). Un Mood Stamp est juste une image qui apparaît en haut du corps de votre message afin que votre lecteur sache ce que vous ressentiez lorsque vous avez envoyé le message. Les messages estampillés sont également marqués comme tels dans la boîte de réception du destinataire.

Vous avez le choix entre plusieurs marqueurs d'humeur, notamment Private, Flame et Joke. Pour s'amuser, essayez chacun de voir à quoi ils ressemblent. La sélection de blagues est utile si vous voulez envoyer un message qui est juste un peu sarcastique, et vous devez vous assurer que votre lecteur se rend compte que oui, vous plaisantiez!

Pour choisir un tampon, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de la liste déroulante Mood Stamp. Faites défiler la liste pour faire votre choix. Pour prévisualiser un timbre d'humeur, cliquez sur son nom dans la liste déroulante et son icône apparaît sous cette liste. Cliquez sur le bouton OK, et le Mood Stamp apparaît dans votre nouveau message. Si vous ne voulez pas de Mood Stamp dans votre message sortant, laissez simplement l'ensemble Normal par défaut.

Demander un message Rapport de remise

Effectuez des choix dans la liste d'options du Rapport de remise pour indiquer quand et si vous serez informé de l'état de livraison de vos messages. Vos quatre choix concernant un rapport de remise sont uniquement en cas d'échec, Confirmer la livraison, Tracer le chemin entier et Aucun.

• Uniquement en cas d'échec: Pas de nouvelles, bonnes nouvelles. En d'autres termes, Notes vous informe uniquement dans le cas où votre message ne peut pas être livré pour une raison quelconque.
• Confirmer la livraison: C'est le choix pour vous si vous êtes un peu moins optimiste. Dans ce cas, Notes vous indique exactement quand et où votre message a été livré.
• Tracer le chemin complet: Ce choix vous indique où (et à quelle heure) votre message s'est arrêté sur votre chemin vers votre destinataire. (Cela peut sembler intéressant, mais vous ne vous en souciez probablement pas.)
• Aucun: Choisissez ceci et vous mettez la prudence au vent, sans vous soucier de savoir si votre message est livré ou non. (Ceci est la valeur par défaut.)

Si vous choisissez une option de rapport de livraison autre que Aucune, vous recevez un rapport de confirmation de livraison (juste un message électronique de votre réseau à vous) dès que le message que vous avez envoyé arrive. Quand cela dépendra entièrement du réseau. Si votre destinataire est loin - dans une entreprise différente, par exemple - cela peut prendre quelques heures ou même une journée entière pour que le message soit livré.

Définition de la priorité de livraison pour un message

Un autre choix dans la boîte de dialogue Options de diffusion - Priorité de livraison - concerne la rapidité avec laquelle Notes doit livrer votre message:

• Faible: Sélectionnez cette option pour envoyer message tard dans la nuit lorsque le réseau n'est pas si occupé.
• Normal: Choisissez cette option pour envoyer le message dès que possible en fonction des calendriers de remise du courrier que votre administrateur a créés. (Ceci est la valeur par défaut.)
• Élevé: Choisir ceci envoie votre message tout de suite - écartez-vous, passez à travers!

Si vous incluez une pièce jointe énorme dans un message, envisagez de la marquer comme Priorité basse. Le message ne sera pas livré tant que vous ne dormirez pas à la maison, mais cela pourrait coûter moins cher à votre entreprise de l'envoyer tard dans la nuit. Peut-être que c'est un moyen de gagner ce prix de l'employé du mois!

Signer un message

Vous signez des messages pour la même raison que vous signez des chèques ou des documents officiels: pour montrer qu'ils sont vraiment de votre part. Vous n'avez pas besoin de signer un mémo "meet-me-for-coffee", mais lorsque vous envoyez un message contenant des informations cruciales ou sensibles, vous pouvez souhaiter que Notes 6 prouve que le message vous vient vraiment de vous.

Maintenant, évidemment, vous ne pouvez pas rayer votre signature sur l'écran au bas d'un mémo. (Eh bien, en fait, vous pouvez, mais votre patron ne serait pas susceptible de l'apprécier.) Vous signez un message en sélectionnant la case à cocher Signer sous la section Options de sécurité de la boîte de dialogue Options de livraison.

La signature que vous utilisez dans Notes 6 est encore plus difficile à forger que votre propre John Hancock parce que c'est un code informatique spécial ajouté au message lorsque vous l'envoyez et vérifié par l'ordinateur du destinataire lorsque le message est ouvert. Le mémo n'a pas de signature réelle, mais ce type de message apparaît en bas de l'écran:

Signé par Alan Dunkel / Primus le 07/01/02 8: 30: 46 AM, selon Primus.

Chiffrer un message

Effectivement, le monde est en train de ramper avec des gens encombrés, des méchants et des espions.Si vous utilisez un modem, vous envoyez vos messages sur des lignes téléphoniques où une personne jusqu'à un certain point pourrait être en mesure de les intercepter et de les lire. (Il est vraiment, très peu probable que cela arrive, mais bon, vous ne savez jamais.) Ce n'est pas une grosse affaire pour vos messages occasionnels, mais si vous envoyez un message qui comprend des informations confidentielles, des évaluations de performance des employés, ou juste vraiment, vraiment bon potins que vous ne voulez pas que quelqu'un d'autre à lire, vous pouvez le crypter.

Lorsque vous utilisez l'option de sécurité du chiffrement Notes, vous êtes certain à 100% que seul le destinataire prévu pourra le lire.

Pour chiffrer un message, cochez la case Chiffrer dans la section Options de sécurité de la boîte de dialogue Options de remise. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue lorsque vous avez terminé.

Lorsque vous envoyez un message crypté, Notes fait le brouillage pour vous - dans les coulisses. Lorsque les destinataires ouvrent le message, ils voient le contenu tel que vous l'avez écrit. En d'autres termes, le lecteur d'un message chiffré n'a pas à faire quelque chose de spécial pour déchiffrer un message chiffré. Seuls les destinataires prévus avec les ID utilisateur appropriés peuvent lire la partie cryptée du message. Le seul qui verra la version réelle est le pauvre espion qui intercepte le message en transit.

Si vous envoyez un e-mail à une personne qui utilise un programme de messagerie différent ou si vous envoyez votre message via Internet, vérifiez d'abord auprès de l'administrateur Notes de votre société pour savoir si vous pouvez pour le crypter.

Demander un accusé de réception pour un message

Si vous utilisez la boîte de dialogue Options de remise pour demander un accusé de réception pour un message, votre réseau vous avertit automatiquement lorsque votre destinataire lit votre message. Ceci est différent de demander un rapport de confirmation de livraison, qui vous indique seulement quand le message est arrivé dans la base de données de messagerie du destinataire. Vous devez généralement demander un accusé de réception (activez simplement la case à cocher Reçu de réception) pour empêcher l'excuse «Je n'ai jamais vu votre message» et demander un rapport de confirmation de livraison pour éliminer le message «Je n'ai jamais reçu votre message; le réseau doit avoir perdu "excuse.

Si vous envoyez un message à quelqu'un qui n'utilise pas Notes ou si votre message passe par Internet, vous pourriez ne pas être en mesure d'obtenir des rapports de réception de leur part.

Empêcher la copie d'un message

Une autre option de sécurité Notes à votre disposition est d'empêcher la copie. Lorsque vous sélectionnez la case à cocher Empêcher la copie, vous pouvez être certain que la personne qui reçoit votre message ne pourra pas la transférer à quelqu'un d'autre. En fait, ils ne seront même pas en mesure de copier (Éditer -> Copier) votre mémo dans le Presse-papiers, au cas où ils auraient l'intention de coller un peu de façon illicite (Édition -> Coller). Le choix de l'option Empêcher la copie garantit que ce que vous envoyez à une personne n'est pas spammé dans votre entreprise.

Une fois les options de livraison sélectionnées, cliquez sur OK pour revenir à votre document. Dans la plupart des cas, une fois que vous vous êtes décidé vis-à-vis de ces options, cliquez sur le bouton Envoyer et fichier.

Si votre tête tourne de toutes ces options de livraison, ne le laissez pas tomber. Vous devez les utiliser uniquement dans des circonstances particulières. En fait, pour la plupart des messages, vous allez sauter directement par les options de livraison sans ouvrir la boîte de dialogue Options de livraison et sans y réfléchir. Quel soulagement!

Si vous constatez que vous accédez toujours à la boîte de dialogue Options de remise pour signer et crypter vos messages, vous pouvez cocher la case Enregistrer ces options de sécurité en tant que paramètres par défaut. De cette façon, tous les nouveaux messages que vous créez auront les mêmes paramètres de sécurité. Bien sûr, vous pouvez toujours changer d'avis en retournant à la boîte de dialogue Options de livraison pour modifier un paramètre par défaut ou pour modifier vos paramètres de sécurité par défaut.