Communications unifiées pour les nuls Cheat Sheet - dummies

Les communications unifiées peuvent lier tous vos messages et contacts en une seule présence. Vous pouvez voir, entendre et communiquer avec des collègues et des clients via n'importe quel canal commun et l'acheminer vers une interface standard.

Principaux avantages de la messagerie unifiée

La messagerie unifiée offre aux utilisateurs un certain nombre d'avantages pour gérer leurs activités à l'aide de systèmes de communication électroniques accessibles et interactifs, tels que les services de courrier électronique, vocaux et de messagerie.

Une seule boîte de réception. La messagerie unifiée peut fournir tous les types de messagerie et de communication à une seule boîte de réception. La boîte de réception unique est plus facile à gérer pour les administrateurs et permet aux utilisateurs de gérer et d'interagir avec toutes leurs communications.
Communication efficace. Les utilisateurs peuvent communiquer plus efficacement en ayant accès à toutes les communications en même temps et en étant libres de les partager, de les transférer ou de les gérer de la manière la plus pratique ou la plus efficace pour la communication donnée.
Économies de coûts. La fusion simplifie l'administration des communications et consolide l'infrastructure sur moins de serveurs physiques, ce qui permet à l'entreprise de réaliser des économies.
Accès depuis n'importe où. La messagerie unifiée fournit d'autres méthodes d'accès aux communications. En fusionnant le courrier électronique, la voix et d'autres communications, les utilisateurs peuvent recevoir des messages vocaux par courrier électronique, recevoir des courriers électroniques par téléphone ou accéder à des communications via le Web.

Principales fonctionnalités de messagerie unifiée

Le concept de messagerie unifiée et les fonctionnalités qu'il fournit varient d'un fournisseur à l'autre, mais en général, voici certaines des fonctionnalités auxquelles vous pouvez vous attendre:

Automated Attendant. Un standard automatique est comme une réceptionniste virtuelle ou un opérateur. Le standard automatique peut travailler sur une entrée de menu à touches ou sur une reconnaissance de réponse vocale et peut simplifier et rendre plus intuitif le fait que les appelants atteignent le département ou l'individu qu'ils recherchent.
Réception de messages vocaux. Plutôt que d'être stockés sur un serveur ou un système téléphonique distinct, les messages vocaux sont stockés dans une boîte de réception commune avec le courrier électronique et d'autres communications. Les messages vocaux peuvent être lus directement à partir d'un courriel ou peuvent être joints à l'e-mail sous forme de fichier audio.

La réception de messages vocaux dans la boîte de réception électronique étend également les options d'accès à la messagerie vocale. il peut être récupéré depuis un téléphone, depuis le client de messagerie, via l'accès au courrier électronique via le Web, ou même via l'accès au courrier électronique sur un téléphone mobile.
Réception de fax. Si vous recevez des télécopies sur un télécopieur autonome qui crache des copies papier du message, cela ne vous aidera pas beaucoup.Toutefois, si vous comptez sur un serveur de télécopie, les télécopies peuvent être redirigées vers une boîte de réception de messagerie unifiée.

La télécopie à l'ancienne nécessite que vous soyez physiquement présent sur le site du télécopieur pour pouvoir le recevoir; Les fax de messagerie unifiée peuvent être accédés n'importe où, n'importe quand, de la même manière que précédemment mentionné pour accéder à la messagerie vocale.
Notification de messagerie vocale. La messagerie vocale traditionnelle repose généralement soit sur un voyant clignotant sur le combiné du téléphone, soit sur une tonalité de bégaiement lorsque le téléphone est décroché pour vous avertir qu'il y a un message en attente.

Avec la messagerie unifiée, l'utilisateur reçoit la messagerie vocale par courrier électronique, la rendant accessible depuis n'importe où dans le monde, et le client du téléphone logiciel dispose généralement d'une sorte de notification de messagerie vocale pour avertir l'utilisateur qu'il y a un nouveau message vocal.
Accès direct à la messagerie vocale. Certains systèmes téléphoniques d'entreprise ont déjà cette capacité, mais c'est toujours une fonctionnalité intéressante. Avec la voix liée à la messagerie unifiée, vous pouvez laisser la messagerie vocale à un collègue sans son téléphone.

Si vous souhaitez laisser des messages à quelqu'un sans interrompre cette personne ou si vous souhaitez simplement laisser un rappel sans avoir de conversation, la possibilité de se connecter directement à la messagerie vocale peut s'avérer utile.
Lecture de route sur le téléphone. Même si les communications unifiées et la messagerie unifiée peuvent vous permettre de lire vos messages sur votre ordinateur via le logiciel de téléphonie ou en jouant un fichier audio intégré ou attaché à un e-mail, vous ne voudrez peut-être pas toujours ce.

Si vous êtes dans un café ou si vous êtes assis dans un aéroport, vous voudrez peut-être que vos messages soient privés. La messagerie unifiée vous permet de lancer la lecture des messages vocaux sur votre ordinateur, mais de les rediriger vers votre ordinateur de bureau ou votre téléphone mobile.

Outils d'affichage des messages unifiés

Grâce aux communications unifiées et à la convergence de la messagerie vocale avec le courrier électronique et avec le bureau du PC, vous disposez de nouvelles façons d'interagir avec les messages vocaux. Vous êtes probablement habitué à une sorte de lumière sur votre téléphone de bureau ou à une tonalité de bégaiement lorsque vous décrochez le combiné pour vous avertir lorsqu'un nouveau message vocal est en attente. Selon la plate-forme de communication unifiée, ces notifications peuvent être étendues au bureau par l'un ou l'autre des clients de communications unifiées

. Le softphone de communications unifiées ou l'application client de messagerie instantanée dispose généralement d'une sorte de notification pour vous avertir lorsqu'un nouveau message vocal est disponible.
Fenêtre systray. Le logiciel de communications unifiées peut être relié au bureau Windows et fournir une sorte d'indicateur de message en attente dans le systray du système d'exploitation Microsoft Windows.

Messagerie vocale unifiée et courrier électronique

La messagerie vocale est une fonction de communication unifiée essentielle pour un système téléphonique. La capacité de laisser un message vocal est certainement meilleure que de laisser le téléphone sonner indéfiniment sans aucun moyen d'atteindre l'utilisateur. Cependant, la messagerie vocale a ses inconvénients.

Généralement, les utilisateurs ne reçoivent leur messagerie vocale que lorsqu'ils utilisent le téléphone sur lequel la messagerie vocale a été laissée. La plupart des systèmes de messagerie vocale fournissent également une méthode de récupération à distance des messages en appelant le système de messagerie vocale, mais ces fonctionnalités sont rarement utilisées à moins que quelqu'un ne soit absent du bureau pendant une période prolongée.
Avec la messagerie unifiée, les messages vocaux sont envoyés à la même boîte de réception que les messages électroniques et autres communications et peuvent être récupérés à l'aide d'un client de messagerie. Les utilisateurs disposent souvent d'un courrier électronique sur leur téléphone mobile et de nombreuses organisations disposent d'un accès Web au système de messagerie d'entreprise. Ainsi, la messagerie vocale vous permet d'accéder à votre messagerie vocale à tout moment et en tout lieu.
Certains systèmes de communications unifiées associent les messages vocaux au format MP3, WAV ou autre format de fichier audio à un courriel. D'autres plates-formes de communications unifiées, telles que Microsoft Unified Communications, intègrent la messagerie vocale dans l'e-mail lui-même. En fait, lorsque vous utilisez Microsoft Exchange avec Unified Messaging et Microsoft Outlook, les messages vocaux sont dotés d'un lecteur audio intégré, de sorte qu'ils peuvent être lus directement à partir de l'e-mail sans avoir besoin d'utilitaires audio supplémentaires.
Avec la messagerie vocale Microsoft Outlook et Microsoft Exchange, vous pouvez également cliquer sur Écouter sur le téléphone pour que le système de messagerie vocale vous appelle sur votre téléphone si vous souhaitez écouter les messages vocaux avec plus d'intimité que en les hurlant sur le haut-parleur de votre ordinateur. Si vous êtes dans un café ou un autre espace public, cela peut être une fonctionnalité pratique.

Unified Message Sharing

Parce que la messagerie unifiée vous permet de recevoir vos messages vocaux et télécopies intégrés ou joints à des courriels dans une seule boîte de réception unifiée, il vous permet également de travailler avec ces types de messages. un message électronique. Grâce à la messagerie unifiée et à une seule boîte de réception, vous bénéficiez d'un contrôle et d'une flexibilité accrus pour le partage des communications avec les autres. Voici quelques exemples de cette flexibilité:

La messagerie vocale peut être transmise à d'autres personnes ou groupes qui peuvent être plus appropriés pour résoudre un problème.
La messagerie vocale peut être transmise à la direction pour résoudre les problèmes.
Les bons de commande envoyés par télécopie peuvent être transmis aux services appropriés pour traitement.
Les messages vocaux et fax peuvent être sauvegardés et archivés pour référence ultérieure.

Contrôle d'appel distant unifié

Grâce au contrôle d'appel distant (RCC), vous pouvez intégrer votre plate-forme de communications unifiées à votre système téléphonique PBX (Private Branch Exchange) existant. RCC vous permet de tirer parti de certaines fonctionnalités des communications unifiées sans vous obliger à migrer vers un système téléphonique VoIP. Essentiellement, un système intégré RCC lie l'infrastructure PBX existante à l'environnement de communications unifiées:

Lorsque les utilisateurs passent ou reçoivent un appel en utilisant leur téléphone fixe, l'état de présence dans les communications unifiées est mis à jour pour refléter un appel.
L'application softphone de communications unifiées peut être utilisée pour passer et recevoir des appels et interagir avec le téléphone de bureau.

La fonctionnalité de RCC dépend des capacités du système PBX utilisé, mais peut inclure