Utilisation des données qualitatives dans Excel Prévision des ventes - Dummies

Les données qualitatives sont des informations qui vous aident à comprendre le contexte des données quantitatives. Bien sûr, cela soulève la question: quelles sont les données quantitatives? Les données quantitatives sont des données numériques - le nombre d'unités vendues par votre équipe au cours du trimestre précédent ou le chiffre d'affaires que votre équipe a rapporté en mars.

Avec les données quantitatives, vous pouvez utiliser Excel pour calculer le nombre d'unités vendues par mois, ou le moins, ou le plus. Vous pouvez utiliser Excel pour obtenir une moyenne mobile des revenus générés par votre équipe de vente, ou de son revenu minimum, ou le pourcentage des revenus annuels gagnés en octobre.

En revanche, les données qualitatives n'ont pas de moyenne, de minimum ou de maximum. C'est une information qui vous aide à comprendre les données quantitatives. Il met les chiffres dans un contexte. Cela aide à vous protéger contre les erreurs vraiment stupides.

Poser les bonnes questions

Supposons que votre vice-président des ventes vous demande de prévoir combien de voitures votre agence vendra au cours de la prochaine année. Si votre agence vend principalement des Ford, il est raisonnable de se moquer d'une prévision. Si, jusqu'à l'année dernière, votre agence vendait surtout Duesenbergs, faire une prévision est déraisonnable. Vous ne pouvez pas vendre de Duesenberg parce que personne n'en fabrique plus.

Cet exemple est certes extrême, mais ce n'est pas tout à fait stupide. Vous devez savoir ce que votre entreprise va apporter au marché pendant la période que vous voulez prévoir. Sinon, votre historique de vente - votre référence - n'est tout simplement pas pertinent. Et vous ne pouvez pas faire de prévisions précises basées sur une référence non pertinente.

Voici quelques questions que vous devriez vous poser avant même de commencer à penser à la mise en place d'une ligne de base:

• Combien de vendeurs votre entreprise mettra-t-elle à votre disposition? Auriez-vous plus de pieds dans la rue que l'an dernier? Moins? À peu près la même chose? La taille de la force de vente fait la différence. Pour faire des prévisions décentes, vous devez savoir quelles ressources de vente vous allez avoir.
• Les niveaux de commissions vont-ils changer pendant la période de prévision? Votre entreprise encourage-t-elle sa force de vente comme elle l'a fait, disons, au cours des 12 derniers mois? Si c'est le cas, vous n'avez pas besoin de vous en préoccuper pour faire des prévisions. Mais si le modèle d'affaires a changé et que les taux de commission vont baisser parce que la concurrence a chuté - ou les taux augmentent parce que la concurrence s'est raidie - votre prévision doit en tenir compte.
• La tarification du produit changera-t-elle pendant cette période de prévision? Les prix de votre gamme de produits vont-ils augmenter? Si c'est le cas, vous devrez probablement faire preuve de pessimisme dans vos prévisions d'unités vendues. Vont-ils laisser tomber? Alors vous pouvez être optimiste. (Gardez à l'esprit que la tarification affecte généralement les unités vendues plus que les revenus.)

Vous ne pouvez pas utiliser la prévision pour répondre à des questions comme celles-ci. Et pourtant, leurs réponses, qualifiées de données qualitatives, sont essentielles pour faire de bonnes prévisions. Vous pouvez avoir une ligne de base longue et bien conduite, ce qui est vraiment la clé d'une bonne prévision. Et puis vous pouvez être complètement trompé si votre entreprise change sa gamme de produits, ou réduit sa force de vente, ou modifie sa structure de commission autant que la force de vente marche, ou baisse ses prix jusqu'à ce que le marché ne puisse garder ses mains collectives hors de la ligne de produits. N'importe lequel d'entre eux va donner l'impression que vous avez haussé les épaules et roulé quelques dés.

Vous ne pouvez pas dépendre entièrement d'une référence pour faire des prévisions de ventes. Vous devez faire attention à ce que votre entreprise fait dans son marketing, son prix, sa gestion des personnes, sa réponse à la concurrence, afin de faire de bonnes prévisions de ventes.

Garder l'œil sur le ballon: Le but de votre prévision

Configurez votre ligne de base pour refléter la période dans laquelle vous voulez effectuer la prévision. Autrement dit, si vous voulez prévoir les ventes d'un mois, votre base de référence devrait afficher votre historique de ventes en mois. Si le but de la prévision est d'aider à guider les projections financières telles que les estimations de bénéfices, vous voulez probablement prévoir les résultats d'un trimestre, et votre base de référence devrait être organisée en trimestres.

La figure montre un exemple de référence utile.

La prévision est pour le mois suivant, de sorte que la référence fournit l'historique des ventes mensuelles.

Vous pouvez facilement créer la liste des noms de mois dans la colonne B. Vous sélectionnez la cellule B2 et tapez Janvier ou Jan. Appuyez sur Entrée, et si nécessaire resélectionnez la cellule B2 (ou appuyez sur Ctrl + Entrée pour quitter la cellule B2 sélectionnée lorsque vous entrez sa valeur). Remarquez le petit carré noir dans le coin inférieur droit de la cellule - c'est ce qu'on appelle la poignée de remplissage. Déplacez le pointeur de votre souris sur la poignée de remplissage. Vous verrez le pointeur changer en réticule. Maintenant, bien que vous puissiez toujours voir le réticule, appuyez sur le bouton de la souris, maintenez-le enfoncé et faites-le glisser aussi loin que vous le souhaitez. Excel remplit les noms des mois pour vous. Cela fonctionne également pour les jours de la semaine.

Il existe des règles empiriques pour la création d'une base de référence qu'il vous sera utile de garder à l'esprit.

• Utilisez des périodes de même longueur dans votre ligne de base. L'utilisation d'une période couvrant le 1er février au 14 février et la période suivante du 15 février au 31 mars est particulière. Je l'ai vu, cependant, juste parce qu'il s'est avéré pratique de rassembler les données de cette façon. Mais cela jette les choses au rebut, car les recettes apparentes de février sont sous-estimées et les recettes apparentes de mars sont surestimées. Peu importe l'approche de prévision que vous utilisez, cela va poser problème.(Vous pouvez ignorer les petites différences, par exemple 28 jours en février et 31 jours en mars.)
• Assurez-vous que les périodes dans votre ligne de base sont en ordre, du plus tôt au plus tard. Plusieurs techniques de prévision populaires, dont deux décrites dans ce livre, reposent sur la relation entre la mesure d'une période et la mesure de la période suivante. Si vos périodes sont hors délai, vos prévisions seront détraquées. Souvent, vos mesures brutes ne seront pas dans l'ordre chronologique, et pour diverses raisons, vous aurez envie de les résumer avec un tableau croisé dynamique - que vous pouvez facilement mettre dans l'ordre des dates. En fait, les tableaux croisés mettent les données résumées dans l'ordre chronologique par défaut.
• Compte pour toutes les périodes de la ligne de base. Si votre base de référence commence en janvier 2015, vous ne pouvez pas laisser de côté en février 2015, même si les données sont manquantes. Si les mois restants sont en place, ignorez Janvier 2015 et commencez avec Mars 2015. Pourquoi? Parce que vous voulez vous assurer que la relation est bonne entre une période et l'autre.