Questions clés à poser avant de distribuer votre tableau de bord Excel:

Avant d'envoyer votre tableau de bord Excel terminé, prenez le temps de poser quelques questions clés. Utilisez ces questions comme une liste de contrôle avant de distribuer votre tableau de bord.

Votre tableau de bord présente-t-il les bonnes informations?

Regardez les informations que vous présentez et déterminez si elles répondent à l'objectif du tableau de bord identifié lors de la collecte des exigences. Ne soyez pas timide à propos de la clarification du but du tableau de bord à nouveau avec vos utilisateurs principaux. Vous voulez éviter de construire le tableau de bord dans le vide. Autorisez quelques utilisateurs de test à voir les itérations au fur et à mesure que vous les développez. De cette façon, la communication reste ouverte, et vous n'irez pas trop loin dans la mauvaise direction.

Tout ce qui se trouve sur votre tableau de bord a-t-il un but?

Jetez un coup d'œil honnête à la quantité d'informations sur votre tableau de bord qui ne supporte pas son objectif principal. Pour garder votre tableau de bord aussi précieux que possible, vous ne voulez pas le diluer avec des données intéressantes, mais qui ne sont pas exploitables.

Si les données ne prennent pas en charge l'objectif principal du tableau de bord, ignorez-le. Rien ne dit que vous devez remplir tous les espaces blancs sur la page.

Votre tableau de bord affiche-t-il en évidence le message clé?

Chaque tableau de bord contient un ou plusieurs messages clés. Vous voulez vous assurer que ces messages sont bien visibles. Pour tester si les messages clés d'un tableau de bord sont importants, reculez et plissez les yeux pendant que vous regardez le tableau de bord. Regardez ailleurs et regardez le tableau de bord plusieurs fois. Qu'est-ce qui vous saute le premier? Si ce ne sont pas les composants clés que vous voulez afficher, vous devrez changer quelque chose.

Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que vos composants clés sont proéminents.

Placez les composants clés de votre tableau de bord en haut à gauche ou au milieu à gauche de la page. Des études montrent que ces zones attirent le plus l'attention pendant de longues périodes.
Désactivez les bordures, les arrière-plans et les autres éléments qui définissent les zones de tableau de bord. Essayez d'utiliser l'espace blanc naturel entre vos composants pour partitionner votre tableau de bord. Si des bordures sont nécessaires, formatez-les en tons plus clairs que vos données.
Mettez en forme les libellés et autres textes dans des tons plus clairs que vos données. Les étiquettes aux couleurs claires fournissent à vos utilisateurs les informations dont ils ont besoin sans les détourner des informations affichées.

Pouvez-vous maintenir ce tableau de bord?

Il existe une grande différence entre la mise à jour d'un tableau de bord et la reconstruction d'un tableau de bord.Avant d'envoyer avec enthousiasme le joli tableau de bord que vous venez de construire, prenez un moment pour réfléchir à la maintenance d'un tel tableau de bord. Vous voulez réfléchir à la fréquence des mises à jour et aux processus que vous devez suivre chaque fois que vous mettez à jour les données. S'il s'agit d'un événement de rapport ponctuel, définissez cette attente avec vos utilisateurs. Si vous savez qu'il deviendra un rapport récurrent, vous devrez négocier le temps de développement, les intervalles de mise à jour et le phasage avant d'accepter un calendrier.

Votre tableau de bord affiche-t-il clairement sa portée et sa durée de conservation?

Un tableau de bord devrait clairement spécifier sa portée et sa durée de conservation. C'est-à-dire que n'importe qui devrait être capable de regarder votre tableau de bord et de connaître la période à laquelle il est pertinent et la portée de l'information sur le tableau de bord. Cela revient à quelques choses simples que vous pouvez faire pour étiqueter efficacement vos tableaux de bord et vos rapports.

Incluez toujours un horodatage sur votre tableau de bord. Cela minimise la confusion lors de la distribution du même tableau de bord ou rapport dans des versements mensuels ou hebdomadaires.
Toujours inclure du texte indiquant quand les données pour les mesures ont été récupérées. Dans de nombreux cas, la synchronisation des données est une information critique lors de l'analyse d'une mesure.
Utilisez des titres descriptifs pour chaque composant de votre tableau de bord. Assurez-vous d'éviter les titres cryptiques avec beaucoup d'acronymes et de symboles.

Votre tableau de bord est-il bien documenté?

Il est important de documenter votre tableau de bord et le modèle de données qui le sous-tend. Quiconque a déjà hérité d'une feuille de calcul Excel sait à quel point il peut être difficile de traduire les divers calculs analytiques qui vont dans un rapport. Si vous avez de la chance, le modèle de données sera assez petit pour être assemblé en une semaine ou deux. Si vous n'êtes pas aussi chanceux, vous devrez abandonner le modèle entier et recommencer à zéro.

La documentation ne doit même pas être hifalutin. Quelques éléments simples peuvent vous aider à documenter votre tableau de bord.

Ajoutez un onglet Model Map à votre modèle de données. L'onglet Maquette du modèle est une feuille distincte que vous pouvez utiliser pour récapituler les plages de clés dans le modèle de données et décrire comment chaque plage interagit avec les composants de génération de rapports dans la couche de présentation finale.
Utilisez les commentaires et les étiquettes de façon libérale. Il est incroyable de voir comment quelques commentaires explicatifs et étiquettes peuvent aider à clarifier votre modèle même après une longue période d'absence de votre modèle de données.
Utilisez des couleurs pour identifier les plages de votre modèle de données. L'utilisation de couleurs dans votre modèle de données vous permet d'examiner rapidement une plage de cellules et d'obtenir une indication de base de ce que fait cette plage. Chaque couleur peut représenter un type de plage. Par exemple, le jaune pourrait représenter des tables de transfert, le gris pourrait représenter des formules et le violet pourrait représenter des tables de référence.

Votre tableau de bord est-il convivial?

Avant de distribuer votre tableau de bord, vous devez vous assurer qu'il est convivial. Il n'est pas difficile de deviner ce que signifie convivial:

Intuitif: Votre tableau de bord devrait être intuitif pour quelqu'un qui ne l'a jamais vu.Testez-le sur quelqu'un et demandez à cette personne si cela a du sens. Si vous devez commencer à expliquer ce que dit le tableau de bord, quelque chose ne va pas. Le tableau de bord a-t-il besoin de plus d'étiquettes, de graphiques moins compliqués, d'une meilleure mise en page, de plus de données, moins de données? C'est une bonne idée d'obtenir des commentaires de plusieurs utilisateurs.
Facile à naviguer: Si votre tableau de bord est dynamique, en permettant l'interactivité avec les macros ou les tableaux croisés dynamiques, assurez-vous que la navigation fonctionne bien. L'utilisateur doit-il cliquer à plusieurs endroits pour accéder à ses données? Le nombre de drill-down est-il approprié? Est-ce que cela prend trop de temps pour passer d'une vue à l'autre? Encore une fois, testez votre tableau de bord sur plusieurs utilisateurs. Et assurez-vous de tester toutes les fonctionnalités du tableau de bord interactif sur plusieurs ordinateurs autres que le vôtre.
Imprime correctement: Rien n'est plus énervant que d'imprimer un tableau de bord pour constater que la personne qui a créé le tableau de bord n'a pas pris le temps de s'assurer qu'il s'imprime correctement. Veillez à définir les options d'impression sur vos fichiers Excel afin que vos tableaux de bord s'impriment correctement.

Votre tableau de bord est-il précis?

Rien ne tue un tableau de bord ou un rapport plus rapidement que la perception que les données qu'il contient sont inexactes. Ce n'est pas dans mes capacités de vous dire comment déterminer si vos données sont exactes. Vous pouvez cependant mettre en évidence trois facteurs établissant la perception qu'un tableau de bord est précis:

Cohérence avec les sources faisant autorité: Il est évident que si vos données ne correspondent pas aux autres sources, vous aurez un problème de crédibilité des données. surtout si ces autres sources sont considérées comme les sources faisant autorité. Soyez conscient des sources de données considérées comme gospel dans votre organisation. Si votre tableau de bord contient des données associées à une source faisant autorité, comparez vos données avec cette source pour assurer la cohérence.
Consistance interne: Il n'est jamais amusant d'expliquer pourquoi une partie de votre tableau de bord ne colle pas avec d'autres parties du même tableau de bord. Vous voulez assurer un certain niveau de cohérence interne au sein de votre tableau de bord. Assurez-vous que les composants comparables dans les différentes zones de votre tableau de bord sont compatibles les uns avec les autres. S'il y a une raison d'incohérence, notez clairement ces raisons. C'est incroyable à quel point une simple notation élimine des questions sur les données.
Expérience personnelle: Avez-vous déjà vu quelqu'un regarder un rapport et dire "Ça ne vous va pas? "Ils utilisent ce que certains appellent" gut feel "pour évaluer la solidité des données. Personne ne regarde les chiffres dans le vide. Lorsque vous regardez une analyse, vous apportez avec vous des années de connaissances personnelles, d'interaction et d'expérience. Vous utilisez inconsciemment ces expériences dans votre évaluation de l'information. Lors de la détermination de l'exactitude de votre tableau de bord, prendre en compte les connaissances anecdotiques organisationnelles. "Si possible, montrez votre tableau de bord à quelques experts en contenu de votre entreprise.