Création d'un index d'un document Word 2007 - dummies

Si vous voulez créer un index pour votre document Word 2007, le La première tâche consiste à marquer les mots ou expressions que vous souhaitez inclure dans l'index. Le moyen le plus courant consiste à insérer un marqueur d'index dans le document à chaque occurrence de chaque élément que vous souhaitez voir apparaître dans l'index.

Marquer les entrées d'index

Pour marquer les entrées d'index manuellement, procédez comme suit tant que vous pouvez rester éveillé:

1. Ouvrez le document que vous souhaitez indexer.

2. Sélectionnez le mot ou l'expression que vous voulez dans l'index en utilisant la souris ou le clavier.

3. Appuyez sur le raccourci clavier Alt + Maj + X.

Alt + Maj + X est l'un des raccourcis clavier les plus mémorables de Word, pour être sûr. Il ouvre la boîte de dialogue Marquer l'entrée d'index.

4. Vérifiez le contenu dans le champ Entrée principale. Si c'est correct, cliquez sur le bouton Marquer. Si ce n'est pas le cas, corrigez-le et cliquez sur Marquer.

Le texte n'a pas à apparaître dans l'index exactement tel qu'il apparaît dans le document. Vous pouvez mettre en évidence une abréviation à inclure dans l'index, par exemple, puis modifier le champ Entrée principale de sorte que l'orthographe complète du mot, plutôt que l'abréviation, apparaisse dans l'index.

5. Pour indexer une entrée sous un mot différent, tapez l'entrée alternative dans le champ Entrée principale et cliquez à nouveau sur le bouton Marquer.

Par exemple, vous pouvez créer une entrée pour "mutt, mangy" en plus de "mangy mutt". "

6. Marquez les entrées d'index supplémentaires en les mettant en surbrillance dans le document et en cliquant sur le bouton Marquer.

La boîte de dialogue Marquer l'entrée de l'index fonctionne un peu comme la boîte de dialogue Orthographe de la façon dont elle reste à l'écran afin que vous puissiez marquer efficacement les entrées d'index supplémentaires. Ainsi, alors que la boîte de dialogue Marquer l'entrée d'index reste visible, vous pouvez sélectionner le texte d'une autre entrée d'index, puis cliquer sur Marquer pour le marquer. Vous pouvez continuer à indexer aussi longtemps que vous avez l'énergie.

7. Après avoir marqué toutes les entrées d'index souhaitées, cliquez sur le bouton Fermer.

Les entrées d'index sont marquées avec des codes spéciaux au format texte caché, de sorte que vous ne pouvez pas les voir normalement et qu'elles ne s'impriment pas. Ils sont cependant là, attendant d'être pris en compte lors de la création de l'index.

Voici quelques conseils opportuns pour préparer vos entrées d'index:

• Le moyen le plus efficace de créer un index est d'écrire et de modifier votre document. La création d'entrées d'index lors de l'écriture de votre document vous ralentit et vous distrait de votre tâche principale: écriture.
• Si vous rencontrez un mot ou une phrase tout en marquant des entrées d'index dont vous avez connaissance ailleurs dans votre document, cliquez sur le bouton Tout marquer dans la boîte de dialogue Marquer l'entrée d'index.En cliquant sur le bouton Tout marquer, vous créez une entrée d'index non seulement pour le texte sélectionné, mais également pour toute autre occurrence du texte sélectionné dans le document.
• Chaque fois que vous marquez une entrée d'index, Word active l'option Afficher toutes les marques de mise en forme, non seulement le texte caché utilisé pour marquer les entrées d'index, mais également les autres caractères normalement cachés, tels que les codes de champ, traits d'union optionnels, et ainsi de suite. Ce comportement est normal, donc ne soyez pas surpris quand cela arrive
• Les entrées d'index ressemblent à ceci: {XE "mangy mutt"}, formaté en texte caché. Vous pouvez modifier le texte d'entrée d'index (la partie entre guillemets) si vous souhaitez modifier une entrée d'index après l'avoir créée.

Création de l'index

Après avoir marqué les entrées d'index, le processus de génération de l'index est relativement facile:

1. Déplacez le point d'insertion à l'endroit où vous voulez que l'index apparaisse.

L'index commence généralement sur une nouvelle page vers la fin du document.

2. Ouvrez l'onglet Références sur le ruban, puis cliquez sur le bouton Insérer un index situé dans le groupe Index.

La boîte de dialogue Index apparaît.

3. Sélectionnez le style d'index souhaité dans la liste déroulante Formats.

4. Jouez avec les autres contrôles de l'onglet Index pour affiner l'index.

• Type: Vous permet de placer des sous-entrées d'index sur des lignes indentées séparées (indentées) ou exécutées ensemble (Run-in).

• Colonnes: Définit le nombre de colonnes que vous voulez dans l'index. Deux est la norme.

• Langue: Si plusieurs options de langue sont installées dans Word, vous pouvez sélectionner la langue à utiliser ici.

• Aligner à droite les numéros de page: Cochez cette case si vous souhaitez que les numéros de page soient placés sur le bord droit de l'index.

• Tab Leader: Modifie ou supprime la ligne pointillée reliant chaque entrée d'index à son numéro de page. Vous pouvez supprimer la ligne pointillée uniquement lorsque vous sélectionnez l'option Aligner correctement les numéros de page.

• Formats: Vous permet de choisir l'un des formats prédéfinis pour l'index. Ou, vous pouvez spécifier à partir du modèle d'utiliser des styles dans le modèle du document pour déterminer la mise en forme de l'index.

5. Cliquez sur OK.

L'index est inséré dans le document.