La fonction de récupération de document Excel 2013 - les nuls

Excel 2013 offre une fonction de récupération de document qui peut vous aider en cas de panne d'ordinateur en raison d'une panne sorte de gel du système d'exploitation ou d'arrêt. La fonction Récupération automatique enregistre vos classeurs à intervalles réguliers. En cas de panne d'ordinateur, Excel affiche un volet de tâche de récupération de document la prochaine fois que vous démarrez Excel après le redémarrage de l'ordinateur.

Lorsque vous utilisez Excel 2013 pour la première fois, la fonction de récupération automatique est définie pour enregistrer automatiquement les modifications apportées à votre classeur (à condition que le fichier ait déjà été enregistré) toutes les dix minutes. Vous pouvez raccourcir ou allonger cet intervalle comme bon vous semble. Choisissez Fichier → Options → Enregistrer ou appuyez sur Alt + FTS pour ouvrir la boîte de dialogue Options Excel avec l'onglet Enregistrer sélectionné.

Utilisez les boutons rotatifs ou entrez un nouvel intervalle de sauvegarde automatique dans la zone de texte Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les 10 minutes avant de cliquer sur OK.

Le volet Tâches de récupération de document affiche les versions disponibles des fichiers de classeur ouverts au moment du blocage de l'ordinateur. Il identifie la version d'origine du fichier classeur et quand il a été enregistré, avec la version récupérée du fichier et quand il a été enregistré.

Pour ouvrir la version récupérée d'un classeur (pour voir quelle partie du travail il contient qui n'a pas été enregistrée au moment du crash), positionnez le pointeur de la souris sur la version de récupération automatique. Cliquez ensuite sur son bouton de menu déroulant et cliquez sur Ouvrir dans son menu contextuel.

Après avoir ouvert la version récupérée, vous pouvez (si vous le souhaitez) enregistrer ses modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer de la barre d'outils Accès rapide ou en choisissant Fichier → Enregistrer.

Vous avez alors les choix suivants:

• Pour enregistrer la version récupérée d'un classeur sans prendre la peine de l'ouvrir, placez votre souris sur la version récupérée, cliquez sur son bouton déroulant et choisissez l'option Enregistrer sous dans le menu contextuel.

• Pour abandonner définitivement la version récupérée (en conservant seulement les données dans la version d'origine), cliquez sur le bouton Fermer en bas du volet Tâche de récupération de document. Lorsque vous cliquez sur le bouton Fermer, une boîte de dialogue d'alerte s'affiche, vous permettant de conserver les versions récupérées du fichier pour une visualisation ultérieure.

• Pour conserver les fichiers en vue d'une visualisation ultérieure, sélectionnez le bouton radio Oui (je veux afficher ces fichiers ultérieurement) avant de cliquer sur OK.

• Pour ne conserver que les versions originales des fichiers affichés dans le volet Tâche, sélectionnez le bouton radio Non (Supprimer ces fichiers, j'ai enregistré les fichiers dont j'ai besoin) à la place.

La fonction Récupération automatique ne fonctionne que sur les classeurs Excel enregistrés au moins une fois. En d'autres termes, si vous créez un nouveau classeur sans vous soucier de le sauvegarder et de le renommer avant de subir une panne d'ordinateur, la fonction de récupération automatique ne récupèrera aucune partie de celui-ci.

Pour cette raison, il est très important que vous preniez l'habitude d'enregistrer de nouveaux classeurs avec le bouton Enregistrer de la barre d'outils Accès rapide peu de temps après avoir commencé à travailler sur une feuille de calcul. Ou vous pouvez utiliser le raccourci clavier fidèle Ctrl + S.