Limite entrée de données avec validation de données dans Excel 2013 - mannequins

La fonction de validation des données d'Excel 2013 peut être un véritable gain de temps lorsque vous effectuez des entrées de données répétitives et peut également vous éviter des entrées incorrectes dans vos feuilles de calcul. Lorsque vous utilisez la validation des données dans une cellule, vous indiquez le type d'entrée de données autorisé dans la cellule.

Dans le cadre de la restriction d'une entrée de données à un nombre (qui peut être un nombre entier, décimal, une date ou une heure), vous spécifiez également les valeurs autorisées pour ce type de nombre (un nombre entier entre 10 et 100 ou date entre le 1er janvier 2012 et le 31 décembre 2012, par exemple).

Lorsque vous limitez l'entrée de données au texte, vous pouvez spécifier la plage de la longueur minimale et maximale du texte (en caractères) ou, mieux encore, une liste d'entrées de texte autorisées que vous pouvez sélectionner un menu contextuel (ouvert en cliquant sur un bouton pop-up qui apparaît à droite de la cellule à chaque fois qu'il contient le curseur de la cellule).

Lorsque vous utilisez la validation des données pour restreindre le type de saisie et sa plage de valeurs acceptables dans une cellule, vous pouvez également spécifier un message d'entrée qui s'affiche automatiquement à côté de la cellule et / ou un message d'erreur s'affiche si vous essayez d'entrer le mauvais type d'entrée ou un nombre en dehors de la plage autorisée.

Pour utiliser la fonction de validation des données, placez le curseur de la cellule dans la cellule où vous souhaitez restreindre le type d'entrée de données que vous pouvez y effectuer, puis cliquez sur le bouton Validation des données de l'onglet Données du ruban (ou appuyez sur Alt + AVV). La boîte de dialogue Validation des données s'ouvre avec l'onglet Paramètres sélectionné.

Vous cliquez ensuite sur le bouton déroulant attaché à la liste déroulante Autoriser et sélectionnez parmi les éléments suivants:

• N'importe quelle valeur pour supprimer toutes les restrictions précédentes annulant ainsi la validation des données et permettant à l'utilisateur de saisir tout ce qu'il souhaite dans la cellule

• Nombre entier pour restreindre l'entrée à un nombre entier qui se situe dans une certaine plage ou qui respecte des paramètres particuliers que vous spécifiez

• Décimal pour limiter l'entrée à un nombre décimal compris dans une certaine plage ou à des paramètres particuliers que vous spécifiez

• Liste pour restreindre l'entrée à l'une des entrées de texte que vous spécifiez, que vous pouvez sélectionner dans un menu contextuel affiché en cliquant sur un bouton contextuel qui apparaît à droite de la cellule à chaque fois qu'il contient le curseur de la cellule

• Date pour restreindre l'entrée à une date comprise dans une certaine plage ou avant ou à une date particulière

• Heure pour restreindre l'entrée à une heure comprise dans une certaine plage ou sur ou avant une heure particulière de la journée

• Longueur du texte pour restreindre une entrée de texte afin que longueur en caractères ne tombe pas au-dessous ou dépasse un certain nombre ou tombe dans une plage que vous spécifiez

• Personnalisé pour restreindre l'entrée aux paramètres spécifiés par une formule particulière entrée dans une autre cellule de la feuille de calcul > Pour spécifier un message d'entrée après avoir sélectionné tous les éléments dans l'onglet Paramètres, cliquez sur l'onglet Message de saisie de la boîte de dialogue Validation des données, où vous entrez un titre abrégé pour le message d'entrée (

Entrée de liste ) dans la zone de texte Titre, puis entrez le texte de votre message dans la zone de liste Entrer le message ci-dessous. Pour spécifier un message d'alerte, cliquez sur l'onglet Alerte d'erreur de la boîte de dialogue Validation des données, où vous pouvez sélectionner le type d'avertissement dans la liste déroulante Style: Stop (par défaut, qui utilise un bouton rouge avec une croix dedans), Warning (qui utilise un triangle jaune avec un point d'exclamation), ou Information (qui utilise un ballon avec un

I bleu). Après avoir sélectionné le type d'alerte, entrez le titre de sa boîte de dialogue dans la zone de texte Titre et entrez le texte du message d'alerte dans la zone de liste Message d'erreur.

Pour appliquer la restriction que vous définissez dans la boîte de dialogue Validation des données à toutes les autres cellules formatées de la même manière que dans une plage de cellules formatée en tant que table, cliquez sur Appliquer ces modifications à toutes les autres cellules Paramètres case à cocher avant de cliquer sur OK.

Pour copier la restriction dans une plage non formatée, utilisez la fonction Validation des données pour définir le type d'entrée et la plage autorisée dans la première cellule, puis utilisez la poignée Remplir pour copier les paramètres de validation des données de cette cellule aux cellules suivantes dans la même colonne ou rangée.

L'utilisation la plus répandue de la fonction de validation des données consiste de loin à créer un menu déroulant à partir duquel vous ou une personne utilisant votre feuille de calcul pouvez sélectionner l'entrée de données appropriée.

Cette figure vous montre ce qui se passe dans la feuille de calcul après la fermeture de la boîte de dialogue Validation des données. Ici, vous voyez le menu contextuel (avec une liste de villes tirées de la plage de cellules A2: A6) tel qu'il apparaît lorsque vous cliquez sur le nouveau bouton contextuel de la cellule.

Dans cette figure, vous pouvez également voir le champ de saisie Entrée de liste créé pour cette cellule en utilisant les options de l'onglet Message de saisie de la boîte de dialogue Validation des données. Notez que vous pouvez repositionner cette boîte de message (officiellement appelée

boîte de commentaire ) de sorte qu'elle soit proche de la cellule mais ne gêne pas la sélection d'une entrée - faites simplement glisser la boîte de commentaires avec la souris aiguille. Cette figure montre ce qui se passe si vous essayez d'entrer une entrée qui ne figure pas dans la liste déroulante.

Pour rechercher les cellules auxquelles la validation des données a été appliquée, ouvrez la boîte de dialogue Atteindre (Ctrl + G ou F5), puis cliquez sur le bouton Spécial et cliquez sur le bouton d'option Validation des données dans la boîte de dialogue.

Cliquez sur le même bouton d'option sous Validation des données pour que Excel passe à la cellule suivante qui utilise les mêmes paramètres de validation des données que la cellule active. Laissez le bouton d'option All sous Validation des données sélectionné pour aller à la cellule suivante qui utilise tout type de paramètre de validation des données.

Pour supprimer les paramètres de validation de données affectés à une cellule ou une plage de cellules, sélectionnez la cellule ou la plage, ouvrez la boîte de dialogue Validation des données (Alt + AVV), puis cliquez sur le bouton Effacer tout.