Affichages pivotés en haut et en bas dans Excel Reports - mannequins

Le tableau de bord et les rapports dans Excel sont souvent des données exploitables. Vous constaterez souvent que les gestionnaires sont intéressés par le haut et le bas des choses: les 50 meilleurs clients, les 5 meilleurs vendeurs, les 10 meilleurs produits. Même si vous pensez que c'est parce que les gestionnaires ont l'attention d'un enfant de quatre ans, il y a une raison plus logique de se concentrer sur les valeurs aberrantes.

Si vous, en tant que gestionnaire, savez qui sont les dix derniers comptes générateurs de revenus, vous pouvez utiliser vos efforts et vos ressources pour constituer ces comptes. Parce que vous n'auriez probablement pas les ressources nécessaires pour vous concentrer sur tous les comptes, l'affichage d'un sous-ensemble gérable de comptes serait plus utile.

Heureusement, les tableaux croisés dynamiques facilitent le filtrage de vos données pour les cinq premiers, les dix derniers ou toute combinaison imaginable d'enregistrements supérieurs ou inférieurs. Voici un exemple.

Imaginez que dans votre entreprise, le segment Accessoires est une activité à forte marge - vous réalisez le plus de bénéfices pour chaque dollar de ventes dans le segment Accessoires. Pour augmenter les ventes, votre manager veut se concentrer sur les 50 clients qui dépensent le moins d'argent sur les accessoires. Il veut évidemment consacrer son temps et ses ressources à convaincre ses clients d'acheter plus d'accessoires. Voici ce qu'il faut faire:

1. Construire un tableau croisé dynamique avec le segment métier dans la zone de filtre, le client dans la zone de ligne et le montant des ventes dans la zone de valeurs; voir la figure. Pour la valeur cosmétique, changez la disposition en forme tabulaire.

   

2. Cliquez avec le bouton droit sur un nom de client dans le champ Customer, sélectionnez Filter, puis Top 10 - comme illustré dans cette figure.

   

   Ne laissez pas l'étiquette Top 10 vous confondre. Vous pouvez utiliser l'option Top 10 pour filtrer les enregistrements du haut et du bas.

3. Dans la boîte de dialogue Top 10 Filter, comme illustré sur cette figure, vous devez simplement définir la vue que vous recherchez. Dans cet exemple, vous voulez les 50 derniers articles (clients), tels que définis par le champ Somme des ventes.

   

4. Cliquez sur OK pour appliquer le filtre.

5. Dans la zone de filtre, cliquez sur le bouton déroulant du champ Segment métier et cochez la case correspondant à l'élément de filtre Accessoires, comme indiqué sur cette figure.

   

   À ce stade, vous avez exactement ce que votre responsable a demandé: les 50 clients qui dépensent le moins d'argent en accessoires. Vous pouvez aller un peu plus loin et formater un peu le rapport en triant la somme du montant des ventes et en appliquant un format monétaire aux chiffres. Voir la figure.

   

Notez que, comme vous avez construit cette vue à l'aide d'un tableau croisé dynamique, vous pouvez facilement adapter votre nouveau rapport pour créer une nouvelle vue.Par exemple, vous pouvez ajouter le champ SubRegion - montré dans cette figure - à la zone de filtrage pour obtenir les 50 clients du Royaume-Uni qui dépensent le moins d'argent sur les accessoires.

C'est la puissance de l'utilisation de tableaux croisés dynamiques pour la base de vos tableaux de bord et rapports. Continuez à jouer avec l'option de filtre Top 10 pour voir quels types de rapports vous pouvez créer.

Vous remarquerez peut-être que dans cette figure, le rapport du bas 50 ne montre que 23 enregistrements. C'est parce qu'il y a moins de 50 clients sur le marché du Royaume-Uni qui ont des ventes d'accessoires. Si vous demandez les 50 derniers, Excel affiche jusqu'à 50 comptes, mais moins s'il y en a moins de 50.

S'il y a une égalité pour n'importe quel classement dans les 50 derniers, Excel vous montre tous les enregistrements à égalité.

Vous pouvez supprimer les filtres appliqués dans vos tableaux croisés dynamiques en procédant comme suit:

1. Cliquez n'importe où dans votre tableau croisé dynamique pour activer l'onglet contextuel Outils du tableau croisé dynamique sur le ruban.

2. Sélectionnez l'onglet Options sur le ruban.

3. Cliquez sur l'icône Effacer et sélectionnez Effacer les filtres, comme illustré dans cette figure.