Actualiser et gérer les connexions de données externes Power Pivot - dummies

Lorsque vous chargez des données d'une source de données externe dans Power Pivot, vous créez essentiellement un instantané statique de cette source de données au moment de la création. Power Pivot utilise cet instantané statique dans son modèle de données interne.

Au fil du temps, la source de données externe peut changer et grandir avec les enregistrements nouvellement ajoutés. Toutefois, Power Pivot utilise toujours son instantané, de sorte qu'il ne peut incorporer aucun des changements dans votre source de données jusqu'à ce que vous preniez un autre instantané.

L'action de mise à jour du modèle de données Power Pivot en prenant un autre instantané de votre source de données s'appelle actualise les données. Vous pouvez actualiser manuellement ou vous pouvez configurer une actualisation automatique.

Actualisation manuelle des données du Power Pivot

Dans l'onglet Accueil de la fenêtre Power Pivot, la commande Actualiser s'affiche. Cliquez sur la flèche déroulante en dessous pour voir deux options: Actualiser et Actualiser tout.

Power Pivot vous permet d'actualiser une table ou toutes les tables.

Utilisez l'option Actualiser pour actualiser la table Power Pivot active. C'est-à-dire, si vous êtes sur l'onglet Dim_Products dans Power Pivot, en cliquant sur Refresh atteint le SQL Server externe et demande une mise à jour pour uniquement la table Dim_Products. Cela fonctionne bien lorsque vous avez besoin de rafraîchir stratégiquement seulement certaines sources de données.

Utilisez l'option Actualiser tout pour actualiser toutes les tables du modèle de données Power Pivot.

Configuration de l'actualisation automatique

Vous pouvez configurer vos sources de données pour extraire automatiquement les dernières données et actualiser le Power Pivot.

Accédez à l'onglet Données sur le ruban Excel et sélectionnez la commande Connexions. La boîte de dialogue Connexions au classeur s'ouvre. Sélectionnez la connexion de données que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur le bouton Propriétés.

Sélectionnez une connexion et cliquez sur le bouton Propriétés.

Avec la boîte de dialogue Propriétés ouverte, sélectionnez l'onglet Utilisation. Vous trouverez ici une option pour actualiser la connexion de données choisie toutes les X minutes et une option pour actualiser la connexion de données lorsque le travail Excel est ouvert:

• Rafraîchir toutes les X minutes: Cochez cette case à côté de cette option indique à Excel pour actualiser automatiquement la connexion de données choisie un nombre spécifié de minutes. Ceci actualise toutes les tables associées à cette connexion.
• Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier: Cochez cette case pour indiquer à Excel d'actualiser automatiquement la connexion de données choisie après l'ouverture du classeur. Cela actualise toutes les tables associées à cette connexion dès que le classeur est ouvert.

La boîte de dialogue Propriétés vous permet de configurer la connexion de données choisie pour qu'elle soit actualisée automatiquement.

Prévention de l'actualisation de tous les

Vous pouvez actualiser toutes les connexions qui alimentent Power Pivot à l'aide de la commande Actualiser tout. Eh bien, il y a en fait deux autres endroits où vous pouvez cliquer sur Actualiser tout dans Excel: sur l'onglet Données dans le ruban Excel et sur l'onglet Analyser que vous voyez lorsque vous travaillez dans un tableau croisé dynamique.

Dans Excel 2010, ces deux boutons n'actualisaient que les tables pivotantes standard et les connexions de données de classeur, et les boutons d'actualisation de Power Pivot ne concernaient que Power Pivot. Ils déclenchent maintenant tous la même opération. Par conséquent, cliquer sur n'importe quel bouton Actualiser tout dans Excel réactive essentiellement Power Pivot, actualise toutes les tables pivotantes et met à jour toutes les connexions de données du classeur. Si votre modèle de données Power Pivot importe des millions de lignes de données à partir d'une source de données externe, vous pouvez éviter d'utiliser la fonctionnalité Actualiser tout.

Heureusement, vous avez un moyen d'empêcher l'actualisation de certaines connexions de données lorsque Refresh All est sélectionné. Accédez à l'onglet Données sur le ruban Excel et sélectionnez la commande Connexions. Cela ouvre la boîte de dialogue Connexions du classeur dans laquelle vous sélectionnez la connexion de données que vous souhaitez configurer, puis cliquez sur le bouton Propriétés.

Lorsque la boîte de dialogue Propriétés est ouverte, sélectionnez l'onglet Utilisation, puis supprimez la coche en regard de l'option Actualiser cette connexion lors de l'actualisation de tout (comme indiqué).

La boîte de dialogue Propriétés vous permet de configurer la connexion de données choisie pour ignorer la commande Actualiser tout.

Modification de la connexion de données

Dans certains cas, vous devrez peut-être modifier la connexion de données source après l'avoir déjà créée. Contrairement à l'actualisation, où vous prenez simplement un autre instantané de la même source de données, la modification de la connexion de données source vous permet de revenir en arrière et de reconfigurer la connexion elle-même. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devrez peut-être modifier la connexion de données:

• L'emplacement ou le fichier du serveur ou de la source de données a changé.
• Le nom du serveur ou du fichier de source de données a changé.
• Vous devez modifier vos informations de connexion ou votre mode d'authentification.
• Vous devez ajouter les tables que vous avez omises lors de l'importation initiale.

Dans la fenêtre Power Pivot, accédez à l'onglet Accueil et cliquez sur le bouton de commande Connexions existantes. La boîte de dialogue Connexions existantes s'ouvre. Vos connexions Power Pivot sont sous la sous-rubrique Power Pivot Data Connections. Choisissez la connexion de données à modifier.

Utilisez la boîte de dialogue Connexions existantes pour reconfigurer vos connexions de données source Power Pivot.

Une fois votre connexion de données cible sélectionnée, regardez dans les boutons Modifier et Ouvrir. Le bouton sur lequel vous cliquez dépend de ce que vous devez modifier:

• Bouton Modifier: Vous permet de reconfigurer l'adresse du serveur, le chemin du fichier et les paramètres d'authentification.
• Bouton Ouvrir: Vous permet d'importer une nouvelle table à partir de la connexion existante, ce qui est pratique lorsque vous avez manqué une table par inadvertance lors du chargement initial des données.