Tables intelligentes qui développent avec des données dans des modèles de données Excel - mannequins

L'un des défis que vous pouvez rencontrer lors de la création de modèles de données dans Excel est une table de données qui s'étend au fil du temps. C'est-à-dire que la table croît dans le nombre d'enregistrements qu'elle contient en raison de l'ajout de nouvelles données. Pour avoir une compréhension de base de ce défi, jetez un oeil à la figure suivante.

La date dans le tableau et le graphique se termine en juin.

Dans cette figure, vous voyez une table simple qui sert de source pour le graphique. Notez que le tableau répertorie les données de janvier à juin.

Imaginez que le mois prochain, ce tableau se développe pour inclure les données de juillet. Vous devrez mettre à jour manuellement votre graphique pour inclure les données de juillet. Maintenant, imaginez que vous ayez le même problème dans votre modèle de données, avec plusieurs tables de données liées à plusieurs tables de transfert et composants de tableau de bord. Vous pouvez imaginer que ce serait une tâche extrêmement pénible de suivre les changements chaque mois.

Pour résoudre ce problème, vous pouvez utiliser la fonction Tableau d'Excel (vous pouvez dire qu'ils ont passé toute la nuit avec ce nom). L'option Table vous permet de convertir une plage de données dans une table définie traitée indépendamment des autres lignes et colonnes de la feuille de calcul. Une fois qu'une plage est convertie en table, Excel affiche les cellules individuelles de la table sous la forme d'un seul objet avec des fonctionnalités qui n'ont pas de plage de données standard.

Par exemple, les tableaux Excel offrent les fonctionnalités suivantes:

• Ils sont automatiquement activés avec les en-têtes de liste déroulante Filtrer afin que vous puissiez filtrer et trier facilement.

• Ils ont la possibilité d'ajouter rapidement une ligne Total avec diverses fonctions d'agrégat.

• Vous pouvez appliquer une mise en forme spéciale aux tableaux Excel indépendamment du reste de la feuille de calcul.

• Plus importants à des fins de modélisation de données, ils se développent automatiquement pour permettre de nouvelles données.

La fonction Table existe dans Excel 2003 sous un nom différent: la fonction Liste (située dans le menu Données d'Excel). L'avantage de ce fait est que les tables Excel sont entièrement compatibles avec les listes Excel 2003.

Conversion d'une plage en table Excel

Pour convertir une plage de données en table Excel, procédez comme suit:

1. Mettez en surbrillance la plage de cellules contenant les données que vous souhaitez inclure dans votre tableau Excel.

2. Dans l'onglet Insertion du ruban, cliquez sur le bouton Table.

   Cette étape ouvre la boîte de dialogue Créer une table.

3. Dans la boîte de dialogue Créer une table, vérifiez la plage de la table et indiquez si la première ligne de la plage sélectionnée est une ligne d'en-tête.

4. Cliquez sur OK pour appliquer les modifications.

   

   Conversion d'une plage de données en un tableau Excel.

Une fois la conversion effectuée, notez quelques petites modifications. Excel a placé des listes déroulantes de filtre automatique sur les lignes d'en-tête, les lignes de la table ont maintenant un ombrage alternatif et tout en-tête qui n'a pas de valeur a été nommé par Excel.

Vous pouvez utiliser des tables Excel comme source pour les graphiques, les tableaux croisés dynamiques, les zones de liste ou tout autre élément pour lequel vous utilisez généralement une plage de données. Dans la figure suivante, un graphique a été lié à la table Excel.

Les tableaux Excel peuvent être utilisés comme source pour les graphiques, les tableaux croisés dynamiques, les plages nommées, etc.

Voici l'impressionnant. Lorsque des données sont ajoutées à la table, Excel étend automatiquement la plage de la table et incorpore la nouvelle plage dans tout objet lié. C'est juste une façon élégante de dire que tout tableau ou tableau croisé dynamique lié à un tableau Excel capture automatiquement de nouvelles données sans intervention manuelle.

Par exemple, si vous ajoutez des données de juillet et d'août à la fin du tableau Excel, le graphique est automatiquement mis à jour pour capturer les nouvelles données. Dans la figure suivante, juillet est ajouté sans données et août avec des données pour vous montrer que le graphique capture de nouveaux enregistrements et trace automatiquement les données fournies.

Les tableaux Excel se développent automatiquement lorsque de nouvelles données sont ajoutées.

Prenez un moment pour réfléchir à ce que les tableaux Excel signifient pour un modèle de données. Ils désignent les tableaux pivotants qui n'ont jamais à être reconfigurés, les graphiques qui capturent automatiquement les nouvelles données et les plages qui suivent automatiquement les modifications.

Conversion d'une table Excel en plage

Si vous souhaitez reconvertir une table Excel en plage, procédez comme suit:

1. Placez le curseur dans n'importe quelle cellule du tableau Excel et sélectionnez la table Sous-onglets Conception des outils sur le ruban.

2. Cliquez sur le bouton Convert to Range, comme indiqué.

3. Lorsqu'on vous demande si vous êtes sûr (via une boîte de message), cliquez sur le bouton Oui.

   

   Pour supprimer la fonctionnalité de tableau Excel, convertissez la table en plage.