Paramètres de version dans SharePoint 2010 - dummies

La zone Paramètres de gestion des versions dans SharePoint 2010 contient probablement certains des paramètres les plus demandés dans une bibliothèque ou une liste. Les paramètres de gestion des versions couvrent la plupart des choix de gestion de document ou de gestion de contenu. Ainsi, votre nouveau mantra de gestion de document / contenu est d'approbation, de versionnement, et de vérification. Par défaut, les paramètres d'approbation, de gestion des versions ou de retrait sont et non activés sur un site d'équipe.

Si vous souhaitez activer ces options lorsque vos sites sont configurés, pensez à utiliser un site de publication à la place.

Avant de sélectionner ces options, assurez-vous de connaître les processus métier de votre équipe. Si les documents sont soigneusement vérifiés et approuvés en dehors du processus SharePoint, il se peut que vous ne souhaitiez pas ou ne souhaitiez pas que les paramètres d'approbation ou de retrait soient appliqués. Si vos documents sont des images, vous pouvez ou non vouloir appliquer le versioning si les versions ne vous importent pas et que vous n'avez pas besoin de revenir à une version antérieure.

Pensez à utiliser plusieurs bibliothèques de documents et appliquez différents paramètres en fonction des besoins. Par exemple, si vous avez 100 documents dans une bibliothèque et n'avez vraiment besoin que d'un versionnement et d'une approbation pour 5 de ces documents, ils peuvent peut-être être placés dans une bibliothèque avec une configuration supplémentaire.

La gestion des versions peut être l'une des fonctionnalités les plus mal comprises de la gestion des documents SharePoint. La gestion des versions est un mécanisme de protection utile, car vous pouvez revenir à une version précédente du document, si nécessaire.

Les versions dans SharePoint sont des copies du même document à des intervalles différents lors de l'édition. Si vous demandez aux utilisateurs d'afficher différentes versions d'un document, peut-être pour choisir entre les deux, vous devez inclure une désignation dans le nom (comme v1. 0 dans l'exemple précédent) ou une colonne Métadonnées supplémentaire.

Procédez comme suit pour appliquer ou modifier les paramètres de gestion des versions:

1. Cliquez sur le lien Paramètres de contrôle de version dans la page Bibliothèque / Paramètres de liste.

   Les sections de la page Paramètres de contrôle de version incluent l'approbation du contenu, l'historique des versions du document, la sécurité de l'élément de brouillon et l'extraction obligatoire (bibliothèques uniquement).

2. Choisissez si vous souhaitez demander l'approbation de l'élément dans la section Approbation du contenu en sélectionnant le bouton radio Oui ou Non.

   Si vous avez sélectionné Oui en réponse à "Exiger l'approbation du contenu pour les éléments soumis", les personnes ayant les autorisations Approuver les éléments peuvent toujours voir les éléments du brouillon.

   Les éléments qui ne sont pas encore approuvés ne sont pas visibles par les membres du site ou les visiteurs.Vous pouvez désigner les personnes à qui vous souhaitez afficher les brouillons dans la section Sécurité de l'élément brouillon.

3. Dans la section Historique des versions du document, sélectionnez un bouton radio pour indiquer s'il faut utiliser les versions sans version, Créer les versions majeures, Créer les versions principales et secondaires (Brouillon) et (facultatif) spécifier le nombre de versions à conserver en sélectionnant case à cocher et en entrant un nombre.

   La version par défaut d'une liste / bibliothèque est No Versioning. Vous pouvez sélectionner les versions principales (1. 0, 2. 0. 3. 0, etc.) ou les versions majeures et mineures (1. 0, 1. 2. 1. 3, 2. 0, etc.). La sélection de l'une des deux dernières options vous permet de définir une limite pour le nombre de versions de chaque type en entrant un nombre jusqu'à 10 000.

4. Choisissez qui peut voir les brouillons en sélectionnant un bouton radio Brouillon d'élément dans le Section de sécurité de l'article brouillon.

   Cette section est désactivée à moins que vous n'autorisiez des versions (brouillon) mineures de vos documents ou de vos éléments de liste. Voici les trois options pour qui peut voir les éléments de brouillon - Tout utilisateur qui peut lire des éléments, uniquement les utilisateurs qui peuvent modifier des éléments, ou seulement les utilisateurs qui peuvent approuver (et l'auteur).

5. Déterminez si vous souhaitez que les utilisateurs modifient les documents en cochant la case d'option Oui ou Non.

   Bien que cela puisse parfois être compliqué, l'extraction est un autre bon mécanisme de sécurité qui garantit que les autres utilisateurs ne verront pas un document en cours de modification ou que plusieurs utilisateurs seront édités en même temps..

   Pensez à ajouter la colonne Extraction à à vos vues afin que les utilisateurs puissent rapidement voir qui a extrait un élément.

6. Cliquez sur OK ou Annuler.

   Si vous cliquez sur OK, vos paramètres de gestion des versions sont appliqués. Allez les essayer!