Ce que vous devez savoir sur les erreurs de modélisation financière dans Excel - les nuls

La possibilité d'erreur dans un modèle financier est la première chose qui empêche un modeleur financier de dormir la nuit. En tant que modélisateur, vous devez avoir un respect sain pour les tableurs et leur susceptibilité à l'erreur.

Imaginez que vous travaillez sur un nouveau projet passionnant. Vous avez fourni un modèle financier qui est utilisé pour un projet ou une fonction clé de votre entreprise. Cela a l'air fantastique. Les gens sont excités; l'argent est dépensé. Mais des semaines ou des mois dans le projet, les chiffres ne sont soudainement pas totaux. Pourquoi le projet dépasse-t-il le budget?

En revue, vous réalisez soudainement qu'il y a eu une erreur dans vos calculs d'origine. Yikes! Votre crédibilité et votre confiance dans votre travail sont mises en question, ce qui vous amène à des moments inconfortables pendant les réunions (sans parler de vos inquiétudes quant à votre avenir dans l'entreprise).

Le groupe d'intérêt européen sur les risques liés aux feuilles de calcul (EuSpRiG) organise une conférence annuelle bien établie pour présenter les dernières recherches et découvertes sur le sujet. Il existe de nombreux cas bien documentés de gaffes de modèles Excel de grande envergure. Certains d'entre eux sont documentés par EuSpRiG. Compte tenu de la réticence de la plupart des entreprises à parler de leurs erreurs, le nombre et la fréquence des histoires documentées par EuSpRiG conduisent beaucoup à croire que les erreurs dans les feuilles de calcul sont fréquentes dans la plupart des organisations.

Quelle forme peuvent prendre ces erreurs? Généralement, les erreurs de modélisation peuvent être regroupées en trois grandes catégories: les erreurs de formule, les hypothèses ou les erreurs de saisie et les erreurs logiques.

Erreurs de formule dans votre modèle financier

Les erreurs de formule sont les erreurs les plus faciles à faire et relativement faciles à repérer, mais elles sont horriblement embarrassantes lorsqu'elles sont découvertes. Ces types d'erreurs "mécaniques" sont aussi les plus faciles à éviter par autocontrôle et correction.

Une erreur de formule courante consiste simplement à ramasser la mauvaise cellule dans la formule - par exemple, en liant à la cellule B98, qui contient 6, au lieu de la cellule B97, qui contient 0. 6. Cette erreur initialement Cela peut sembler assez mineur, mais disons que votre investissement initial était de 100 000 $. Grâce à votre modélisation, vous établissez qu'il y a une marge bénéficiaire de 60%, mais en raison de cette erreur, vous prévoyez 600 000 $ au profit de 60 000 $. !

Hypothèses ou erreurs de saisie dans votre modèle financier

Les formules de votre modèle sont peut-être parfaitement calculées, mais les hypothèses dans les modèles financiers sont un cas d'école dans lequel les données sont «garbage in, garbage out». "Si les hypothèses que vous avez utilisées comme entrées sont incorrectes, le modèle sera également incorrect.

En ce qui concerne les erreurs de saisie, deux types principaux sont à prendre en compte:

• Saisie de données: Les erreurs de saisie peuvent facilement se produire si vous mettez à jour les coûts d'exploitation, par exemple semaine par semaine base. Si ces coûts ne sont pas correctement liés ou actualisés régulièrement, vous pouvez obtenir une image incomplète ou inexacte du processus. Parfois, lier ces informations à un fichier séparé, généré automatiquement et en utilisant certains des nouveaux outils Excel modernes tels que Get & Transform (anciennement appelé Power Query) peut automatiser et accélérer ce processus. Assurez-vous également de confirmer qui est responsable de la mise à jour de la feuille de calcul et assurez-vous que les modifications apportées au processus ou au calendrier de mise à jour n'affectent pas votre modèle.
• Saisie utilisateur: Les erreurs de saisie utilisateur se produisent plus fréquemment lorsque vous n'êtes pas familiarisé avec le produit ou le projet que vous modélisez. Par exemple, en ce qui concerne les coûts salariaux d'un programme, vous pouvez tenir compte des avantages qu'un employé recevra et présumer qu'il représentera 5% de son salaire, ce qui est une hypothèse générale assez courante. Cependant, parce que vous êtes nouveau dans l'organisation, vous risquez de ne pas tenir compte d'autres facteurs qui influent sur les avantages de l'employé, comme une augmentation du coût de la prestation du programme dentaire et médical dont l'entreprise est fière. Soudainement, cela fait passer le coût à 12,5% du salaire, ce qui fait disparaître complètement tous les coûts de personnel que vous avez si soigneusement calculés.

Si vous faites des suppositions, vous devez les enregistrer, les prendre en compte et les exposer soigneusement dans votre modèle. C'est aussi une bonne idée de confirmer ces contributions avec les principales parties prenantes.

Le vieux dicton «trop de cuisiniers gâtent le bouillon» s'applique très certainement à construire un modèle financier. À moins que vous ayez un ensemble de normes strictes et collaboratives qui garantissent que le modèle est présenté et que les hypothèses sont entrées de manière cohérente, vous obtiendrez le meilleur résultat en n'ayant qu'un seul modélisateur travaillant pour construire le modèle.

En ce qui concerne l'utilisation du modèle, tout le monde devrait être capable d'utiliser un modèle bien construit. Si vous vous inquiétez de voir des gens bousiller vos calculs ou entrer des entrées incorrectement, assurez-vous que vos instructions et votre documentation expliquent comment utiliser le modèle. En outre, appliquez des validations de données ou une protection de cellule au modèle pour limiter les modifications que l'utilisateur peut effectuer.

Erreurs logiques dans votre modèle financier

Les erreurs dans la logique du modèle sont probablement les plus difficiles à repérer, car les hypothèses, les intrants et les formules fonctionnent parfaitement, mais la logique et la méthodologie - la façon dont le modèle est construit - peut encore être incorrect. Vous devez capturer la logique et vous assurer que l'approche du constructeur est claire. Sinon, si vous perdez la personne clé qui a construit le modèle, la confusion peut s'ensuivre.

Par exemple, ce modèle montre le pourcentage des fonds de l'investisseur qui ont été prêtés. Le pourcentage a été calculé en divisant le solde d'investissement (l'investissement actuel plus le nouvel investissement) par le solde du portefeuille (les prêts actuels plus les nouveaux prêts moins les prêts expirés).

Calcul des ratios du portefeuille d'investissement.

Attendez une seconde. Le calculez-vous en fonction du nombre de prêts écrits ou du solde cumulé? Vous pouvez voir comment la façon dont le ratio a été calculé peut causer de la confusion pour ceux qui ne sont pas familiers avec ce modèle. Il est important de documenter la façon dont vous le calculez. Vous pourriez également facilement confondre les montants mensuels avec le solde cumulatif; vous pouvez voir que cela est clairement documenté dans la colonne B.